رسالة ادارية الى مدير المدرسة ، الرسائل الإدارية تكون خطابات يتم تبادلها في حدود نطاق المنشأة، وتتسم بالطابع الرسمي، وعادة تجرى الرسائل بين موظفي الدائرة الواحد، أو القسم الإداري الواحد، أو بين الموظفين ومدراءهم، وتعرف الرسائل الإدارية بأنها طريقة تواصل بواسطة الرسائل العادية، أو الإلكترونية، ويمكن أن تعرف الرسائل الإدارية على أنها وسيلة تستخدم في نقل تصور معين حول شيء محدد، سواء كان ذلك بين وحدات وإدارات العمل المختلفة أو بين وحدات العمل والإدارة العامة لهم، وفي هذا المقال سنوضح لكم بعض نماذج عن رسالة ادارية الى مدير المدرسة من خلال موقع زيادة
نماذج رسالة ادارية الى مدير المدرسة
فيما يلي سنذكر لكم ثلاثة أشكال من النماذج الإدارية التي من الممكن إرسالها لمدير المدرسة وهم كالآتي:
1- رسالة طلب ملف إداري
اسم الشركة: ………..
التاريخ: / /
إلى السيد المدير العام، تحية طيبة وبعد،،
الموضوع: طلب ملف إداري عن …………
الرجاء تقديم المساعدة في توفير الملف اداري المطلوب في موضوع الرسالة، والذي يحمل الرقم المرجعي الآتي ……. لأنه يساعد على القيام بالمهام الخاصة في العمل، وسوف يتم إعادة الملف الإداري مجدداً بعد استخدامه، مع فائق التقدير والاحترام.
اسم الموظف: ……
التوقيع: ……..
2- رسالة تأجيل عقد اجتماع
التاريخ: / /
إلى السيد المدير/ رئيس القسم، تحية طيبة وبعد،،
بناء على الطلب الذي تم إرفاقه في هذه الرسالة، نلتمس من حضراتكم قبول تأجيل عقد الاجتماع لموعد آخر، وذلك للأسباب التالية ………….، ويرجى إحاطتنا علماً بالموعد الذي يتم تحديده مجدداً للاجتماع، إن كان هناك إتاحة لذلك بديلاً عن الموعد الذي تم إلغاؤه، وتفضلوا بقبول وافر الاحترام والتقدير.
المشرف عن الاجتماع: ……
التوقيع: ……
3- رسالة إدارية بطلب صيانة
إلى السيد رئيس قسم الهندسة والصيانة، تحية طيبة وبعد،،
التاريخ: / /
الموضوع: نطلب من حضراتكم صيانة أجهزة الحاسب في قسم …….
أسباب طلب الصيانة: ………..
بيانات جهاز الحاسوب المطلوب صيانته………..
وبناء على ما تقدم من معلومات نلتمس من سيادتكم العمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على استمرارية العمل داخل القسم وتقبلوا فائق الاحترام والتقدير.
اسم الموظف: …..
التوقيع: ……
الشروط الواجب اتباعها عند كتابة الرسائل الإدارية
هناك عدة شروط يجب اتباعها عند القيام بكتابة رسالة إدارية تتمثل في:
- الحفاظ على استخدام الألفاظ الواضحة، والتي يسهل فهمها، مع مراعاة دقة الألفاظ، بحيث يتم تسهيل فهم الهدف المرجو من الرسالة الإدارية.
- الحرص على توافر معلومات موثوقة وصحيحة بداخل الرسالة الإدارية، ويسهل فهمها من قبل المستلم، حتى يتمكن من الرد عليها بالرد المناسب.
- تجنب استخدام الألفاظ الصعبة التي يصعب فهمها وتفسير غرضها، حيث أنها تعمل على تعطيل تنفيذ المرغوب من الرسالة.
- يرجى مراعاة الموضوعية والاختصار عند كتابة نص الرسالة، ويعتبر هذا الشرط من أهم شروط كتابة الرسائل الإدارية، حيث أنها تساعد في سهولة تحقيق الرسالة لغرضها.
- يجب الاهتمام بتوزيع أفكار الرسالة الإدارية إلى بعض الأقسام والفقرات، وبصفة خاصة في الرسائل التي تحتوي على معلومات كثيفة.
مواصفات الرسائل الإدارية
- عند القيام بكتابة رسالة إدارية ورقية يجب مراعاة نوعية الورق المستخدم في كتابة الرسالة، وينصح باستخدام أوراق من نوع A4 حيث أنه أكثر الأنواع ملائمة لتلك الرسائل.
- الحرص على استخدام نوع وحجم محدد للرسالة الإدارية، حيث أن أغلب الرسائل الإدارية يتم كتابتها بحجم خط متوسط، ويجب مراعاة أن يكون نوع الخط عادي، يبتعد عن استخدام الأشكال والرسومات الخاصة.
- يجب مراعاة المسافات المتروكة بين فقرات الرسالة، فيجب أن تكون المسافة مناسبة، حتى يسهل عرض الأفكار الخاصة بالرسالة، وفهمها، مما يساعد على سهولة تقديم الرد المناسب.
- يجب تنسيق الهوامش في الرسالة تنسيقاً صحيحاً، ويقصد بالهوامش أطراف الرسالة الجانبية، مما يساعد على إضفاء الشكل المناسب على الرسالة، كما يمكن من سهولة حفظ الرسالة في ملفات الحفظ، حيث أن الهوامش تكون خالية من أية كلمات وبالتالي الحفاظ على نص الرسالة.
مكونات الرسالة الإدارية
يجب أن تحتوي الرسائل الإدارية على بعض المكونات العامة التي يجب أن تتوافر في جميع الرسائل وهي:
1- ترويسة الرسالة
وهي التي تضم العنوان الخاص بالمرسل إليه الرسالة، والبريد الإلكتروني الخاص به في حال كانت الرسالة إلكترونية، أو يوضع أي وسيلة اتصال مناسبة مع المرسل إليه.
2- تاريخ الرسالة
وهو الموعد الذي تم كتابة الرسالة فيه، ويجب أن يوجد في أعلى الصفحة سواء من جهة اليمين أو من جهة اليسار.
3- العنوان الرئيسي للرسالة
يجب أن يدل العنوان على الغرض المباشر من إرسال الرسالة للجهة المرسل إليها.
4- نص الرسالة الإدارية
هو النص الأساسي للرسالة ويتم كتابته باختصار دون تطويل، على أن يوضح الغرض المطلوب من الرسالة.
5- اسم كاتب الرسالة
ويكتب به اسم الموظف أو الشخص الذي قام بإرسال الرسالة.
6- تحيات الرسالة
وهي تحيات تستخدم عند كتابة رسائل إدارية بصفة خاصة، وغالباً ما توضع في بداية الرسالة، وعادة يتم استخدام جملة تحية طيبة وبعد، أما في نهاية الرسالة يتم وضع جملة مع فائق الاحترام والتقدير كنوع من الشكر والثناء لمستقبل الرسالة.
7- التوقيع
يعرف التوقيع بأنه حروف أو كلمات تدل على شخصية كاتب الرسالة ومن هو، ويتم وضعها في آخر الصفحة.
8- المرفقات
هي وثائق يتم وضعها داخل الرسالة الإدارية وتعمل على تدعيم الهدف المرغوب من الرسالة.
أهمية الرسالة الإدارية
تمتلك الرسائل الإدارية أهمية كبيرة خاصة في بيئة العمل وتتلخص تلك الأهمية في عدة نقاط كالتالي:
- تعتبر الرسالة وسية اتصال بين إدارات العمل، والأقسام المختلفة، سواء كان ذلك داخل نطاق بيئة العمل الداخلي، أو خارج النطاق ليشمل مؤسسات أخرى.
- توفر الرسائل الوقت والجهد، فبدلاً من ذهاب الشخص نفسه إلى المكان المحدد لتوضيح طلباته، فيقوم بإرسال الرسالة التي تفي بالغرض وتحقق المطلوب في وقت أقل وبمجهود أقل.
- تعتبر الرسائل مستند رسمي يمكن الرجوع إليه في حال وجود مشكلة أو أمر ما يتعلق بموضوع الرسالة.
- يمكن استخدام الرسائل الإدارية كوسيلة إعلانية، وبصفة خاصة في الشركات التي تعمل في مجال التجارة، وترغب في نشر العديد من الإعلانات.
أنواع الرسائل الإدارية
يوجد عدة أنواع من الرسائل الإدارية التي يمكن تقديمها للمدير أو رئيس مجلس الإدارة وهم كالآتي:
1- الرسائل الإدارية العامة
تستخدم هذه النوعية من الرسائل بين إدارات العمل المختلفة لتعزيز الاتصال والروابط بين تلك الإدارات، وتحتوي على المواصفات الخاصة بالرسائل الرسمية، وتختلف تلك النوعية من الرسائل حسب الهدف الخاص بالرسالة، فنجد رسائل تحتوي على معلومات عامة تخص جميع الموظفين، في حين أنه توجد رسائل أخرى تحتوي على بيانات تخص قسم محدد في بيئة العمل.
2- المذكرة الإدارية
وهي نوع آخر من أنواع الرسائل الإدارية، ولكنها تتميز بالحجم الصغير الذي لا يتعدى صفحة واحدة، وتضم تلك الرسالة على المعلومات الهامة بطريقة مباشرة، وتستخدم بغرض التذكير بحدث يومي، أو التكليف بمهمة معينة.
3- التقرير الإداري
يكون عبارة عن مجموعة معلومات تم كتابتها، أو يمكن أن يكون شفهياً بالحديث عن موضوع محدد، وتقديم تفسير البيانات وتوضيحها على النحو المطلوب، والغرض من كتابة هذا التقرير، وتساعد تلك النوعية من الرسائل على تنفيذ الإجراءات اللازمة خلال بيئة العمل.
نصائح عند كتابة الرسائل الإدارية
- الحرص على استخدام المغلفات الرسمية، والتي يكون لها غلاف يضم بيانات خاصة بالجهة المرسلة للرسالة وذلك في حال الجهة المرسلة كانت رسمية.
- الاهتمام بكتابة الألقاب داخل الرسالة.
- الإشارة إلى وجود نسخ أخرى من الرسالة إذا كانت مرسلة لأكثر من جهة أو أكثر من شخص.
اقرأ أيضاً لمزيد من الإفادة: نموذج سيرة ذاتية باللغة العربية مع نصائح لكتابتها
وفي ختام موضوعنا عن رسالة ادارية الى مدير المدرسة نتمنى أن نكون قد أفدناكم بما قدمناه لكم من معلومات حول ذلك الموضوع.