نظم معلومات الموارد البشرية، هي من الوظائف التي تعتمد على التخطيط والعمل على الإستقطاب والتطوير والتحليل، كما تعمل على وصف الوظائف والحفاظ على العمل في المنظمة، بالإضافة إلى أن نظم معلومات الموارد البشرية تدعم الأنشطة التي تختص بإختيار الموظفين، الذين يتميزون بالكفاءة مع الحفاظ على العمال والموظفين الحاليين وإدامة السجلات، وأيضاً يعمل علي إدارة برنامج التطوير والتأهيل فإن هدف نظم الموارد البشرية تعمل على تحديد متطلبات التوظيف من المهارات، والمستوى التعليمي وما هي أنواع الوظائف الشاغرة وعددها.
نظم معلومات الموارد البشرية
- هي نظام محدد تم تصميمه من أجل دعم الإدارة ومساعدتها في إدارة القوى البشرية، وهذا من خلال التكنولوجيا، بالإضافة إلى أنه نظام يعمل علي توصيف الوظائف والتدريبات.
- كما أنها تعمل على تقويم الأداء والحفاظ عليه، ويساعد على تحديث البيانات بشكل مستمر في جميع مستويات الإدارة عن طريق الدعم في تخطيط الموارد البشرية وحتى المستوى الإستراتيجي.
- كل هذا يتم من خلال إصدار التقارير التي تأتي من أفراد يختصوا بالتحليل الخاص بالموقع والتنقل بين المستوى الفني، وأيضاً توثيق البيانات التي تخص الموظفين وحفظها وترتيبها للمستوى التشغيلي والقيام بالمساندة في إنجاز جميع العمليات في هذه المنظمة.
- أما على المستوى التكتيكي، فهي تساعد المدراء على إستطلاع وتحليل المتطلبات في المستقبل سواء للوظائف أو للموظفين.
ومن هنا يمكنكم قراءة موضوع معلومات عن بنك الاهلي وبعض الشركات التابعة له: معلومات عن بنك الاهلي وبعض الشركات التابعة له
ما هو نظام معلومات الموارد البشرية
- نسبة إلى إزدياد أهمية إستعمال الكمبيوتر في إدارة الموارد البشرية بشكل يومي لاعتباره وسيط إداري، يساعد العاملين على الإنجاز في المهام الوظيفة بشكل أفضل واكفأ.
- فيقصد بهذا النظام في إدارة الموارد البشرية أنه “جميع الأعمال والأنشطة التي تكون مرتبطة بإدارة القوى العاملة طبقاً إلى طبيعة الإحتياج الحالي أو الإحتياج المستقبلي في المنظمة مثل استقطابها وتطويرها والعمل على تقييم أدائها، والتنظيم في العلاقات بينها وبين الإدارات الأخرى والعمل على التناسق بينها من أجل تحقيق الأهداف العامة للمنظمة بكل كفاءة وفاعلية”.
- ويعرف أيضاً نظام معلومات إدارة الموارد بأنه الإجراء النظامي، الذي يتخذ من أجل جمع وخزن وإدامة المعلومات أو إرجاعها في حال طلبها.
- ويعرف كذلك بأنه العملية التي تكون بهدف الجمع والتنظيم والتحليل لجميع البيانات، التي تختص بالموارد البشرية، ويتم تحويلها لمراكز صناعة القرارات بهدف أغراض التخطيط للموارد البشرية بالوقت المناسب.
مصادر نظم معلومات الموارد البشرية
هناك نوعان من مصادر المعلومات والتي تتمثل في:
- مصادر داخلية للمعلومات:
وهي عبارة عن المعلومات، التي يحصل عليها النظام من المصادر الداخلية للمنظمة والتي تخزن في قاعدة البيانات المنظمة وتتعلق بسجل خدمة الموظفين، وما الذي تحتويه من التفصيلات ووصف الوظائف وما هي سياسات الإستقطاب، بالإضافة إلى الإختيار والتعيين والتحفيز وغيرها.
ويمكن الحصول على نظام هذه البيانات من خلال قاعدة البيانات الخاصة بالمنظمة، والتي تكون مرتبطة مع نظم دعم الإدارة العليا ومع أيضاً النظم التي تدعم القرارات التي تختص بالموارد البشرية، وغيرها من النظم المتعددة الخاصة بالموارد البشرية في هذه المنظمة.
- مصادر المعلومات الخارجية:
وهي المعلومات التي يحصل النظام عليها، من خلال مصادر خارجية عن المنظمة مثل معلومات المنافسين والأحوال التي تختص بالعمال، بالإضافة إلى المعلومات التي تأتي من النقابات والهيئات العمالية، وأيضاً الأوضاع الإقتصادية الحالية والكثير من المعلومات الأخرى التي تكون متاحة من خارج المنظمة.
ومن هنا سنتعرف علي موضوع صندوق تنمية الموارد البشرية وما أهدافه: صندوق تنمية الموارد البشرية وما أهدافه
فوائد نظم معلومات القوى البشرية
- تعمل على دعم البرامج التدريبية وتطويرها.
- تعمل على دعم إدارة الإستقطاب، بالإضافة إلى الإختيار والتعيين.
- كما يدعم نظام معلومات الموارد البشرية برنامج توزيع الأجور، والمكافآت وأيضاً التعويضات
- يعمل على تقديم التقارير، التي تكون مفصلة عن الموظفين وتحديثها بشكل مستمر.
- كما أنها تنظم شئون العاملين من حيث العقود والتعيينات، وأيضاً الأمور الخاصة بالرفع والنقل.
- بالإضافة على أعمالها في توثيق نظم المعلومات، وتفصيلات الموظفين وإدامة السجلات.
- تساهم في إعداد الوصف الكامل الذي يخص كافة الوظائف.
- تعمل على المساندة، والتحضير والتخطيط للقوى البشرية.
ما هي أهمية نظم معلومات الموارد البشرية
تعمل على تخزين واسترجاع المعلومات المطلوبة ومعالجتها بأقل وقت.
يعمل هذا النظام على تقليص التعاملات بالسجلات اليدوية أو المعاملات اليومية.
العمل على تحقيق علاقة جيدة، وتحقيق الفهم بشكل متبادل بين الإدارة وبين العاملين من خلال توفير المعلومات حول نشاط العاملين في هذه المنظمة، وهذا يساعد على تقويم الأداء.
تقوم نظم المعلومات على الكشف عن جميع التغيرات، التي تحدث سواء في البيئة الداخلية أو البيئة الخارجية، كما تعمل على تمكين الإدارة من الإعداد جيداً لمواجهة هذه التغيرات.
يحقق نظام معلومات القوى البشرية التكامل، والتنسيق بين جميع النشاطات الخاصة بالإدارة وبين الإدارات الأخرى.
وللتعرف علي موضوع ما هي أقسام الموارد البشرية ونظرة عامة عن الموارد البشرية؟: ما هي أقسام الموارد البشرية ونظرة عامة عن الموارد البشرية؟
ما هي أهداف نظام معلومات الموارد البشرية
- يهدف هذا النظام إلى ربط النظم الفرعية في هذه المنظمة مع بعضها البعض في كيان، يكون متكامل كما يعمل على التنسيق بين البيانات لتوفير المعلومات التي تكون صحيحة ومناسبة تحتاج إليها الإدارة.
- يهدف هذا النظام أيضاً على المساعدة في الربط بين الأهداف المتعددة داخل المنظمة، وتوجيه هذه الأهداف جميعاً لتحقيق الهدف النهائي.
- تسهيل العملية التي تختص بإتخاذ القرار على جميع المستويات، ومن خلال توفير المعلومات التي يتم انتقائها بالشكل الصحيح والسليم، للمساعدة في توجيه المسار الفعلي للمنظمة.
- القيام بالرقابة على عمليات تداول المعلومات بداخل المنظمة، كالسندات والسجلات وغيرها.
- القيام بالمتابعة المستمرة لجميع التغيرات، التي تتم في البيئة الداخلية للمنظمة والعمل على تحقيق العدالة بين جميع الأفراد.
- مواكبة التغيرات التي تحدث في البيئة الخارجية والعمل على تحليل هذه التغيرات بما يفيد البشرية الخدمة، ومن خلال التكامل بين عناصر هذا النظام.
ولا يفوتكم قراءة موضوع تعريف ادارة الموارد البشرية وأهميتها والمهام التي تقوم بها: تعريف ادارة الموارد البشرية وأهميتها والمهام التي تقوم بها
مميزات نظام الموارد البشرية
- يؤدي إتباع هذا النظام إلى تقوية الصلة بين الإدارة والعاملين، وهذا ينعكس على حل مشاكلهم.
- من المزايا أيضاً تخفيض التكاليف الخاصة بالإدارة، وبالتالي توفير الوقت.
- إزدياد الكفاءة والدقة في البيانات والمعلومات، التي يتم إنتاجها.
- هذا النظام يقلل من الإعتماد على المستندات الورقية في جمع ومعالجة البيانات، التي تختص بشؤون الموارد فيوفر هذا من عنصر المرونة.
- يتسم هذا النظام بالدقة والسرعة لمساعدة المدير في صنع القرار، الذي يتم إتخاذه بشأن أحد نشاطات الموارد البشرية.
سلبيات نظم الموارد البشرية
هنا بعض المعوقات التي تكون لنظام الموارد البشرية والتي تتمثل في:
- عدم الكفاية الموازنة المالية لتطبيق هذا النظام في بعض المنظمات.
- لم يستطع مصممي النظام فهم طبيعته، وأنشطته إلا في وقت متأخر.
- بالإضافة إلى عدم وجود كادر تدريبي يكون جيد بالشكل الكافي، حتى يستطيع تدريب مستخدمي هذا النظام وهذا يقلل من الإستفادة منه.
- هناك بعض القيود القانونية، التي تحد من نقل بعض البيانات والمعلومات دولياً.
- عدم دعم الإدارة العليا للنظام بشكل كامل.
- هناك مقاومة من بعض الأفراد، الذين يعملون في المنظمة لتطبيق هذا النظام حيث يقلقون علي وظائفهم وعلى البدلات يتقاضونها من الوقت الإضافي.
- لا يوجد القواعد البيانية الكافية والدقيقة، التي تستطيع ان تغذي هذا النظام.
ونرشح لكم قراءة موضوع مهام مدير الموارد البشرية ومسؤولياته: مهام مدير الموارد البشرية ومسؤولياته
وهنا نكون قد وصلنا إلى نهاية المقال الذي تناول تعريف أهم الأهداف والمزايا في نظم معلومات الموارد البشرية، ونتمني أن نكون وضحنا جميع النقاط الهامة، وقمنا بالرد على جميع الإستفسارات والأسئلة، التي قد تجول في ذهنك.