صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي

صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي ، كثيراً ما نتعرض للقهر والظلم سواء في مجال عملنا أو في مواقف حياتية بشكل عام، مما يضطر الأمر إلى كتابة خطاب شكوى رسمي قوي موضح به حجم هذا الاعتداء، ولكن الكثير لا يعرف شكل تلك الشكوى ومحتواها والأصول المتبعة لكتابتها والشكل العام لها حتى يتم قبول تلك الشكوى، ولذلك أعددنا لك عزيزي القارئ هذا المقال من على موقع زيادة لنتعرف سوياً على صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي.

إليك ايضًا من هنا كل ما يخص فصل الموظف في القطاع الخاص: فصل الموظف في القطاع الخاص

 مفهوم الشكوى الرسمية

  • تعتبر الشكوى الرسمية وسيلة من الوسائل القانونية التي تستخدم في حالة تعرض شخص للظلم أو الإعتداء عليه سواء بالقول أو بالفعل، حيث يلجأ الشخص المتضرر إلى كتابة خطاب شكوى رسمي قوى ويقدمه إلى الجهة المختصة بعد أن يكون قد استنفذ كافة الطرق السلمية الأخرى التي يمكن أن يتبعها.
  • ويمكن القول أن فن إجادة كتابة الخطابات والشكاوى الرسمية يعتبر من الأمور التي لا غنى عنها في حياتنا العملية، ولذلك يجب على كل شخص أن يتعلم المهارات المطلوبة من أجل كتابة الشكوى بصورة سليمة.
  • ويتم كتابة تلك الشكوى وفقاً للقواعد المتعارف عليها في كتابة الشكوى الرسمية، وبعد تقديمها للجهة المختصة سوف تتولى تلك الجهة هذه المهمة والتحقيق في الأمر، والوصول إلى الشخص المشتكى عليه والقيام بالتحقيق معه ومعاقبته في حالة ثبوت صحة الشكوى عليه.

الأصول المتبعة عند كتابة خطاب شكوى رسمي قوي

الأصول المتبعة عند كتابة خطاب شكوى رسمي قوي

هناك عدة شروط يجب توافرها في خطاب الشكوى الرسمي لكي تقوم الجهة المختصة المقدم إليها الشكوى الرسمية باعتمادها، ويمكن إيضاح تلك الشروط فيما يلي:

1ـ الجهة المختصة

حيث أنه يجب تقديم الشكوى إلى الجهة المختصة صاحبة الإختصاص، حيث أن هناك بعض الأشخاص يقومون بتقديم الشكاوى الخاصة بهم إلى جهات غير مختصة، مما ينتج عن ذلك رفض الشكوى شكلاً لعدم تحقيق عنصر الاختصاص.

وفي هذه الحالة يظن مقدم الشكوى أنه بذلك فقد حقه وخسر الشكوى بشكل نهائى، رغم أن الجهة الرسمية المختصة بالنظر في الشكوى لم ترفضها وكل ما في الأمر أن الشكوى لم تعرض عليها فقط، ولذلك يجب على مقدم الشكوى أن يتأكد تماماً أنه قدم الشكوى للجهة المختصة المخوّلة بالنظر فيها والرد عليها حتى لا يضيع حق مقدم الشكوى.

2ـ الفترة الزمنية

يجب تقديم خطاب الشكوى الرسمية قبل إنقضاء المدة الزمنية المحددة حيث أن هناك نوع من الشكاوى يتطلب تقديمه في خلال فترة زمنية معينة وإلا سوف لا يتم النظر في الشكوى، ولذلك يجب على مقدم الشكوى مراعاة تقديمها في الوقت المناسب لتجنب رفض الشكوى.

3ـ التأكد من صحة المعلومات

يجب التأكد من أن المعلومات التي سوف يتم كتابتها في الشكوى الرسمية هي معلومات صحيحة ومؤكدة مع وجود أدلة تثبت صحتها، ومراعاة عدم الكذب في تلك المعلومات لأن تلك الشكوى سوف يتم توجيهها إلى جهة رسمية وهي التي  سوف تنظر في الموضوع بصورة جدية.

وفي حالة وجود أي صورة من صور الكذب أو الإفتراء على الشخص المشتكى عليه سوف يتحمل الشخص المشتكى كافة العواقب التي تترتب على ذلك بالإضافة إلى رد الإعتبار للمشتكى عليه، ولذلك يجب التأكد من صحة المعلومات حتى لا يتحول الشخص المشتكى إلى الشئون القانونية والتحقيق معه ويتحول من مشتكى إلى مشتكى عليه.

كما أقدم لك من هنا نظام إجازات موظفي الدولة: نظام إجازات موظفي الدولة في قانون الخدمة المدنية الجديد

4ـ تقديم الشكوى من صاحب الشكوى أو من وكيله

حيث أنه ينبغى تقديم الشكوى من الشخص الذى وجهه إليه الإعتداء أو من وكيل عنه أو وصى عنه أو ولى عنه، حيث أن الجهة المختصة بالنظر في الشكوى والرد عليها لا يمكنها أن تقبل الشكوى من شخص ليس له علاقة بالشكوى ولذلك تعتبر مسألة أن الشخص صاحب الشكوى هو الذي يقدم الشكوى من أساسيات تقديم الشكوى الرسمية.

ويجب الإشارة إلى أنه لا يجوز قبول تلك الشكوى إذا تم تقديمها من شخص تربطه صلة قرابة مع الشخص الذي تم الإعتداء عليه، نظراً لأن الجهة المختصة سوف ترى أن الشخص المشتكى قد ترك حقه، فهل يعقل أن شخص آخر ينوب عنه، كما أنه من المحتمل أن يكون الشخص الذي قدم الشكوى قد قدمها دون رغبة من المشتكى الأساسى.

5ـ لغة الشكوى

حتى تكون الشكوى ذو طابع رسمي ولكى يتم النظر فيها بصورة جدية يجب أن يتم كتابتها باللغة العربية، ولذلك يجب الإبتعاد عن اللغة العامية عند كتابة خطاب الشكوى الرسمي، ولا يشترط إتباع جميع القواعد النحوية عند كتابة الشكوى وإنما يكفي كتابة الشكوى بلغة عربية صحيحة، حتى يستطيع من يقوم بقراءة الخطاب فهم المقصود منها.

6ـ الكتابة بخط واضح

من الممكن كتابة الشكوى بخط اليد مع مراعاة ان يكون الخط واضح حتى تكون الشكوى مفهومة لمن يقرأها، ولكن من الأفضل أن يتم كتابة الشكوى الرسمية بواسطة جهاز حاسب آلى ثم يتم طباعتها وتقديمها مطبوعة للجهة المختصة حتى يسهل قرائتها بوضوح، وكلما كانت الشكوى مكتوبة بصورة واضحة كلما استطاعت الجهة المختصة فهم جميع جوانب الشكوى.

صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي

صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي

لكتابة نموذج خطاب شكوى رسمي قوى يجب إتباع صيغة معينة عند الكتابة، وفي السطور التالية سوف نوضح الصياغة التي يجب اتباعها عند كتابة تلك الشكوى:

1ـ اسم الجهة التي يتم توجيه الشكوى إليها

حيث أنه يجب عند كتابة الشكوى الرسمية كتابة أسم الجهة المختصة بالنظر في تلك الشكوى والتي سوف يتم توجيه الرسالة إليها، ويجب التأكد من كتابة اسم الجهة بشكل واضح وبصورة سليمة حتى تضمن أن تلك الجهة قامت باستلام الشكوى الخاصة بك.

 2ـ اسم الشخص المشتكى

يجب على الشخص المشتكى الذى وقع عليه الإعتداء كتابة إسمه في الشكوى المقدمة منه مع مراعاة أن يتم كتابة الاسم رباعي، وإذ لم يكن هو الشخص الذى وقع عليه الإعتداء فيجب توضيح صفته إذا كان وكيلاً أو وصياً أو ولياً.

بالإضافة إلى كتابة رقمه القومى وتاريخ ميلاده، وعنوانه بالتفصيل كما جاء في بطاقة الرقم القومى، ورقم هاتفه الجوال، وطبيعة الوظيفة التي يقوم بأدائها، وعنوان عمله،

3ـ اسم الشخص المشتكى عليه

يجب كتابة اسم الشخص المشتكى عليه الذي قام بالإعتداء على الشخص المشتكى في خطاب الشكوى الرسمي، بالإضافة إلى كتابة كافة المعلومات المتاحة عنه والتي تُمكّن الجهة الرسمية المختصة من الوصول إليه مثل عنوانه ورقم هاتفه الجوال وتاريخ ميلاده وطبيعة عمله وعنوان العمل.

4ـ موضوع الشكوى

يقوم المشتكى بتوضيح طبيعة الشكوى والغرض منها بشكل مختصر حتى لا تفقد الشكوى معناها.

5ـ حجم الإعتداء

وتعتبر تلك النقطة أهم شئ في الشكوى حيث يقوم الشخص المشتكى بالتعبير عن حجم الإعتداء الذى وقع عليه من قبل الشخص المشتكى عليه ولكن بصورة مختصرة بقدر الإمكان ويتم التركيز فيها على النقاط الأساسية حتى تكون الشكوى محددة بالإضافة إلى ان تصبح الشكوى مفهومة وواضحة.

ويجب مراعاة كتابة التاريخ الذي وقعت فيه الحادثة، ويفضل كتابة أسماء الشهود الذين شاهدوا الواقعة، وإذا كانت هناك أدلة أخرى تبث حدوث الواقعة يفضل كتابتها لضمان حصول الشخص المشتكى على حقه.

6ـ الغرض من تقديم طلب الشكوى الرسمية

هنا يقوم الشخص المشتكى بتوضيح الغرض والهدف من هذه الشكوى، وما الذى يريد ان يحصل عليه من المشتكى عليه كتعويض عن ما حدث.

7ـ كتابة التاريخ

يجب على الشخص المشتكى كتابة التاريخ الذي تم فيه كتابة الشكوى، حيث أنه يتم النظر في الشكاوى حسب الأقدمية.

8ـ التوقيع

يجب في نهاية خطاب الشكوى الرسمي أن يقوم الشخص المشتكى بكتابة اسمه مرة اخرى ثم يقوم بالتوقيع الرسمي المعتمد له.

9ـ الطباعة والتغليف

يجب مراعاة كتابة الشكوى أو طباعتها على نوع جيد من الورق، ويفضل طى الورقة مرة واحدة ثم يتم وضع الورقة في مظروف كبير وأنيق ويكتب عليه اسم وعنوان المرسل إليه بالتفصيل، كما يكتب من الجهة الأخرى اسم وعنوان الشخص القائم بإرسال الجواب.

كما أقدم لك اليوم صيغة شكوى تحقيق إداري ضد موظف: صيغة شكوى / تحقيق إداري ضد موظف يسب زميله

الشكل العام لخطاب شكوى رسمي قوي

الشكل العام لخطاب شكوى رسمي قوي

حتى يكون خطاب الشكوى مثله مثل الشكل العام لخطاب الشكوى الرسمي القوى فيجب أن تكون تلك الشكوى منظمة ويتم تقسيمها إلى عدة أقسام متتالية ومتسلسلة، وسوف نوضح فيما يلي الشكل العام الذى ينبغى أن تكون عليه الشكوى الرسمية:

  • اسم الجهة المعنية المختصة بالنظر في الشكوى: ويتم كتابة أسمها في منتصف الخطاب في أعلى الورقة، وإذا كانت الشكوى موجهة إلى جهة يتم كتابة إدارة أو دائرة أو محكمة…، أما إذا كانت موجهة إلى شخص فيتم كتابة السيد الأستاذ قبل اسمه.
  • اسم المشتكى: يتم كتابته اسفل اسم الجهة المعنية في الأعلى جهة اليمين.
  • اسم المشتكى عليه: يتم كتابته اسفل اسم المشتكى في الأعلى جهة اليمين.
  • الموضوع: ثم يتم كتابة الموضوع الذى قدمت الشكوى بخصوصه باختصار كما تم شرح ذلك من قبل.
  • الوقائع: وهنا يتم توضيح ما حدث بالضبط في نقاط محددة وبشكل تسلسلي.
  • المرفقات: وهنا يقوم مقدم الشكوى بإرفاق جميع الأدلة التي تؤيد صحة الشكوى الموجهة من خلاله. ويتم توضيح عدد المرفقات مع توضيح كل عدد الصفحات التى يتكون منها كل مرفق، بالإضافة إلى إرفاق قائمة بأسماء الشهود من ضمن المرفقات مع مراعاة كتابة أسمائهم بشكل واضح وأرقام تليفوناتهم وعناوينهم حتى يسهل الوصول إليهم.
  • خط الشكوى: إذا كانت الشكوى المقدمة تم كتابتها بواسطة الحاسب الآلى وطباعتها فيجب كتابتها بخط كبير، مع مراعاة تكبير الخط بشكل واضح في الفقرة الموضح فيها الغرض من الشكوى حتى تكون واضحة بشكل كافي.
  • تاريخ تحرير الشكوى: من الأفضل تأجيل كتابة تاريخ الشكوى إلى اليوم الذى سوف يتم فيه إرسال الشكوى إلى الجهة المختصة، فيمكن طباعة الشكوى مع ترك الخانة الخاصة بالتاريخ فارغة حتى يتم تسليمها وحينئذ يتم كتابة التاريخ بخط اليد ويتم كتابته أسفل التوقيع.
  • عبارة الشكر والإحترام: بعد أن ينتهي المشتكى من كتابة رسالته ضد المشتكى عليه يقوم بكتابة رسالة شكر وتقدير للجهة المختصة تكون مختصرة وفي نفس الوقت توضح مدى احترامه وتقديره لتلك الجهة مثل: مع قبول شكرى وتقديرى أو وتقدموا بقبول وافر الشكر والتقدير أو اقبلوا احترامى، ويتم كتابة تلك الجملة بعد الإنتهاء من كتابة الشكوى في منتصف الورقة.
  • التوقيع: يقوم الشخص المشتكى الذى قام بتقديم الشكوى بكتابة اسمه وتوقيعه في آخر الشكوى في الجهة اليسرى.
  • ترقيم الصفحات: إذا كانت الشكوى المقدمة مكونة من أكثر من ورقة فيجب على المشتكى أن يوضح ذلك من خلال ترقيم الصفحات على هامش الصفحة في الأسفل.

نصائح يجب مراعتها عند كتابة خطاب شكوى رسمي قوى

نصائح يجب مراعتها عند كتابة خطاب شكوى رسمي قوى

1ـ إختار الوقت المناسب

في حالة تعرضك للإساءة من أحد زملائك في العمل، يمكنك التقدم مباشرة لكتابة شكوى ضد زميلك ولكن إنتظر فترة فمن الممكن أن يشعر زميلك بحجم الخطأ الذي ارتكبه تجاهك ومن ثم يأتى إليك ليقدم اعتذاره.

ولكن إن لم يقوم بفعل ذلك فيمكن أن تخبر المدير المسئول عن تلك الإساءة التي صدرت من زميل العمل وافعل ذلك في الوقت المناسب حتى يكون لديه متسع من الوقت للنظر في تلك الشكوى.

2ـ تأكد من الحقائق وقم بتحليلها

بمجرد تعرضك لموقف الإساءة اكتب على الفور كل ما حدث لك بالتاريخ حتى لا تنسى أي شيء عندما تقوم بتحرير شكواك الرسمية.

3ـ قدم شكواك بشكل إحترافي

جميع رؤساء العمل يعلمون جيداً أن كل مشكلة لها جانبان فإذا تحدثت عن المشتكى عليه فقط دون ذكر ما فعلته أنت أيضاً أو إذا قللت من شأن زميلك فإن الجهة المعنية بالنظر في تلك الشكوى سوف لا تصدق على كلامك ولذلك تحمل المسؤولية كاملة منذ البداية وأسرد ما حدث بالفعل من جانبك ومن جانب المشتكى عليه.

4ـ التركيز على الحلول

بعد انتهائك من مناقشة الهدف من الشكوى التي قمت بتقديمها يجب أن تنتبه إلى كيفية الوصول إلى حل لتلك المشكلة، وما المعاملة التي تود ان تحصل عليها في المستقبل، وذلك من أجل الحفاظ على علاقات العمل.

وبذلك نكون قد إنتهينا من طريقة كتابة صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي، فإنه من اليوم لا يمكن أن يضيع حقك إذا قام أي شخص بالإعتداء عليك أو توجيه أي رسالة توبيخ إليك، فإذا اتبعت جميع الخطوات والنصائح السابقة والتي توضح الطريقة الصحيحة التي يُكتب بها نموذج خطاب شكوى رسمي قوي فإن الجهة المختصة سوف تقبل تلك الشكوى على الفور والنظر فيها وإرجاع حقك إليك.

قد يعجبك أيضًا
2 تعليق
  1. سليمان عبد احمد ابو رمان يقول

    تم توقيفي عن العمل ١٥-٤ تقريبا والم اتقاضا لا راتب شهر ٤ ولا الأضافي ولغايت هذه الحضه موقوف عن العمل

التعليقات مغلقة.