إن مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات ليست مهارات فطرية، وإنما هي مهارات يُمكن اكتسابها من خلال التعلم والتدريب والممارسة، وهي من أهم المهارات التي يجب أن يتعلمها الفرد في حياته، حيث إن أبعادها تتصل بالحياة المهنية والاجتماعية ولها تأثير نفسي أيضًا.
إذا أردت النجاح في حياتك، يجب أن تكون متحمسًا وشغوفًا، ولكي تكون متحمسًا، يمكنك إما أن تدفع نفسك بقوة كل يوم وتخاطر بالتعب والجهد العشوائي، أو إتقان فن تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت، فعندما تدير وقتك بفاعلية، يمكنك تحقيق التوازن بين العمل والحياة، لذلك من خلال موقع زيادة سنتحدث عن مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات.
مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات
إن إدارة الوقت هي القدرة على استخدام وقتك بشكل منتج وفعال، يمكنك أيضًا التفكير في الأمر على أنه فن امتلاك الوقت لفعل كل ما تحتاجه، دون الشعور بالتوتر حيال ذلك.
يبدو الأمر بسيطًا، لكنه أصعب بكثير من الناحية العملية، فهناك بعض المبادئ الكامنة وراء الإدارة الجيدة للوقت، قد يكون من الأفضل التفكير في إدارة الوقت على أنها مزيج من العمل المنتج وتحديد أولويات وقتك.
بعبارة أخرى، إن الأشخاص الذين يجيدون إدارة الوقت جيدون في القيام بالأشياء وفعلها، ومع ذلك فهم أفضل أيضًا في تحديد الأولويات، والعمل على ما يحتاج فعلًا إلى القيام به ثم التخلص من الأشياء الأخرى.
يمكنك أيضًا الاضطلاع على: عبارات عن أهمية الوقت وطرق لاستغلاله بطريقة صحيحة
مهارات إدارة الوقت
سيساعدك تخصيص بعض الوقت لتطوير كل من هذه المهارات على تنظيم عملك اليومي، سواء كنت في وظيفة أو تبحث عن وظيفة أو تحاول تطوير كفاءة جديدة.
تتضمن مهارات إدارة الوقت مجموعة متنوعة من المهارات التي ستساعدك على إدارة وقتك بشكل جيد، وتتضمن بعض أهم مهارات إدارة الوقت ما يلي:
مهارة التنظيم
من أهم مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات هي التنظيم، فيمكن أن يساعدك البقاء منظمًا في الحفاظ على صورة واضحة لما تحتاج لإكماله ومتى يتم ذلك، فقد يعني التنظيم الجيد القدرة على تحديد موقع مستندات معينة بسهولة، ووجود بيئة مرتبة، وتدوين ملاحظات مفصلة ودقيقة.
تحديد الأولويات
يعد تقييم كل من مسؤولياتك من حيث الأولوية أمرًا أساسيًا في أن تكون مديرًا جيدًا للوقت، وهناك العديد من الطرق لتحديد أولويات ما تحتاج إلى تحقيقه، فقد تقرر إكمال العناصر السريعة والبسيطة متبوعة بعناصر أطول وأكثر تعقيدًا، وبدلاً من ذلك، يمكنك تحديد أولويات المهام التي تبدأ بالمهام الأكثر حساسية للوقت، أو حتى مزيج من الاثنين معًا.
إن مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات مرتبطين ببعضهم البعض، فقد يكون من المستحيل القيام بكل مهمة دقيقة متوقعة منك، وقد ترغب أيضًا في القيام بكل شيء مرة واحدة، ولكن يجب تحديد الأولويات حتى تتمكن من إكمال أهم المهام بترتيب منطقي.
عند تعيين الأولوية، ضع في اعتبارك عوامل مثل وقت تنفيذ كل مهمة، والمدة التي قد تستغرقها، ومدى أهميتها، وما يمكن أن يحدث إذا لم يتم تنفيذها.
تحديد الأهداف
تحديد الأهداف هو الخطوة الأولى لتصبح مديرًا جيدًا للوقت، وهي أيضًا بداية اكتسابك لمهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات، حيث يسمح لك تحديد الأهداف بفهم هدفك النهائي بوضوح وما تحتاجه بالضبط لتحديد أولوياتك لتحقيقه، ويمكن أن يؤدي تحديد الأهداف قصيرة وطويلة المدى إلى النجاح في حياتك المهنية.
مهارة الاتصال
يمكن أن يسمح لك تطوير مهارات الاتصال القوية بتوضيح خططك وأهدافك للأشخاص الذين تعمل معهم على سبيل المثال، كما يسمح لك بالتفويض، مما يتيح لك التركيز على إكمال المهام الأكثر أهمية وذات الصلة التي تتوافق مع أهدافك.
مهارة التخطيط
إن جزء أساسي من مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات هو التخطيط، ستساعدك الكفاءة في التخطيط ليومك واجتماعاتك وكيفية إنجاز الأشياء على الالتزام بجدولك الزمني.
يمكنك أيضًا الاضطلاع على: موضوع تعبير عن الوقت وأهميته بالعناصر
التعامل مع الإجهاد
عند ممارسة الإدارة الجيدة للوقت، يجب أن تكون مهتمًا أيضًا بصحتك العقلية، فيمكن أن يساعدك التعامل مع التوتر بطريقة إيجابية على البقاء متحمسًا والأداء الجيد عند الالتزام بجدولك الزمني.
يمكنك القيام بذلك عن طريق تضمين فترات راحة صغيرة على مدار اليوم، أو بمكافأة نفسك بطرق صغيرة أثناء إنجاز المهام.
لماذا نتعلم مهارة إدارة الوقت؟
يمكن أن تساعدك إدارة وقتك بشكل جيد على تحسين حياتك المهنية، كما يساعدك التنظيم كل يوم على إكمال العمل في الوقت المحدد، والبقاء منخرطًا خلال الاجتماعات المهمة.
كما أن مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات تمنحك مساحة لتكون مبدعًا بل واستباقيًا في مهامك، حيث إن امتلاك مهارات قوية في إدارة الوقت يمكن أن يؤدي في النهاية إلى تحقيق الأهداف الرئيسية والتقدم في منصبك.
لذلك نوضح أهمية قيامك بتحسين مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات لديك، حيث إنها مهمة جدًا خاصة أثناء البحث عن وظيفة.
جملة القول هنا، أن مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات تعتبر مهمة لأنها تساعدك على تنظيم عملك بطريقة تسمح لك بتحقيق الأهداف، على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو الحصول على وظيفة، فأنت بحاجة إلى وقت لتحديث سيرتك الذاتية، والبحث عن فرص عمل، والبحث عن الشركات، والاستعداد للمقابلات الشخصية، فسيساعدك تخصيص فترات زمنية محددة يوميًا على إكمال الخطوات اللازمة للحصول على وظيفة.
كيفية تحسين إدارة الوقت
عندما تخطط ليومك، عليك التفكير في عدة عوامل، وتشمل تحديد الوقت المتاح لديك بالفعل، واحتياجات رئيسك في العمل أو العملاء أو أعضاء الفريق التابع له، ومدى إلحاح مهمتك.
يمكن أن يساعدك العمل على مهارات إدارة الوقت في أن تكون موظفًا أفضل ومرشحًا قويًا عند التقدم للحصول على فرص جديدة، وفيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين مهاراتك في إدارة الوقت:
وضع أهدافًا قصيرة وطويلة المدى
يمكن أن تساعدك ممارسة تحديد الأهداف بانتظام على فهم ما تحتاج إلى تحقيقه بالضبط لتحقيق نتائج معينة، ولتحقيق أهداف أكبر وطويلة المدى، حدد الأهداف الرئيسية الأصغر على طول الطريق.
إذا كان لديك هدف مثلًا يتمثل في الترقية في غضون ستة أشهر، فقد تحتاج إلى تحديد أهداف أصغر لتحسين مهارات معينة، لذلك يجب أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومستندة إلى الوقت.
أولويات المهام الخاصة بك
تحديد الأولويات مهارة صعبة ولكنها تصبح أسهل مع الممارسة، فيمكنك التدرب على تحديد الأولويات من خلال عمل قوائم مهام، يمكن أن تساعدك كتابة كل ما تحتاج إلى إنجازه على تحديد الأولويات التي تكون أكثر إلحاحًا أو التي من السهل التخلص منها.
كما يمكن أن يساعدك فهم تواريخ الاستحقاق وكيفية تأثير المهمة على الآخرين وأهداف العمل في إنجاز أشياء معينة قبل غيرها.
يمكن أن يساعدك تحسين مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات في أن تصبح عاملاً أفضل وأن تكون لديك القدرة على التركيز بشكل كامل أثناء ممارسة يومك، فيمكنك أن تكون مديرًا أفضل للوقت من خلال التنظيم وتحديد الأهداف وتحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك.
مهارة تحديد وترتيب الأولويات
على الرغم من أن تحديد أولويات المهام وقدرات إدارة الوقت أمر بسيط، إلا أن العديد من المهنيين يواجهون صعوبات في وضع هذه المهارات موضع التنفيذ.
غالبًا ما تتمدد في العديد من الاتجاهات، لديك المهنة والتعليم والأسرة والأصدقاء، فإن تجميع كل ما يجب عليك فعله في جدول زمني يحركه الموعد النهائي يخلق وضوحًا لخطة معقدة، وعندما تركز على العناصر الأساسية وترتيب الأولويات بحكمة، ستحقق التوازن في الحياة.
يحدد الجدول الزمني المثالي مقدار الوقت المحدد المتاح للشخص ويستفيد من هذا الوقت بكفاءة، فإذا كانت لديك مواعيد نهائية تلوح في الأفق، فقم بتدوينها حتى تعرف ماذا تفعل أولًا.
تذكر أن تخصص وقتك بشكل واقعي، حتى عندما تظهر مشاكل أو أحداث غير متوقعة، فأنت يجب أن تعلم أن لديك الموارد اللازمة للتغلب عليها، ولا تنسَ جدولة وقتك الشخصي، حيث يحتاج كل شخص إلى وقت توقف في جداول أعماله المزدحمة، من أجل الاسترخاء وتصفية ذهنه وإعادة شحن طاقته.
تحويل التوتر إلى شيء إيجابي
عندما تتحمل المزيد من المسؤوليات، يتراكم التوتر بسرعة بينما تتباطأ الإنتاجية، ففي هذه المرحلة، إن تعلمت كيفية إدارة التوتر وتحويله إلى محفز سيساعد في تخفيف التوتر وتحقيق المزيد.
كما أن هناك طريقة رائعة لتقليل التوتر وهي تحديد ما يمكنك التحكم فيه وحصر ما لا يمكنك التحكم فيه، فإذا وجدت نفسك متأخرًا، فحاول التخلي عن الأفكار التي تطاردك، فبدلاً من القلق بشأن الأشياء التي لم تكملها بالأمس، انظر إلى الغد وكيف يمكنك اللحاق بالركب، حيث إن الحفاظ على هدوئك يبقيك نشطًا وحيويًا.
هناك طريقة أخرى لمحاربة التوتر وهي أن تأخذ قسطًا من الراحة، فيمكن أن يسبب ذلك في شعورك بالانتعاش والاستعداد للتعامل مع هذه المهمة مرة أخرى.
التوقف عن تعدد المهام
حيث تعدد المهام هو عكس أولويات إدارة الوقت، ويوجد اعتقاد سائد خاطئ هو أنها طريقة ذكية لإنجاز المهام المختلفة، لكن الحقيقة أن تعدد المهام يقلل من التركيز.
إن تعدد المهام يقلل الإنتاجية إلي النصف تقريبًا، فعندما تنتقل من مهمة إلى أخرى، فإن عقلك يضيع الوقت في اللحاق بالركب من قطار فكري إلى آخر، فيعتبر ذلك مضيعة ضخمة للوقت، على عكس الحال عندما تلتزم بمهمة واحدة حتى تنتهي، يمكنك بعد ذلك تحويل تركيزك إلى المهمة التالية.
عليك أن تعرف متى تتوقف
فمن الشائع أن تتأخر في العمل حتى تتمكن من إنهاء مهام معينة، ومع ذلك، يمكن أن يسبب هذا للإرهاق خاصةً عندما يتم القيام به بشكل دائم، فمن الضروري الحفاظ على التوازن بين الوقت الخاص والعمل.
يجب أن تفهم أن التوقف مهم للإنتاجية، وإذا اتبعت هذه الخطوة، فستجد أنك تنجز المزيد من الأشياء في الوقت المناسب، وهناك أشياء يمكنك البدء في فعلها اليوم لتحسين إدارة وقتك، وكل هذا يبدأ بترتيب الأولويات.
يعد تنظيم عملك مفهومًا مهمًا لإدارة الوقت، وعلى الرغم من أن العمل لساعات طويلة أو تخطي فترات الراحة يمكن أن يؤدي في بعض الأحيان إلى تحسين الإنتاجية على المدى القصير، فإن الإرهاق لاحقًا سيضمن انخفاض إنتاجيتك الإجمالية فعليًا.
فيجب عليك باستثناء حالات الطوارئ النادرة، أن تقاوم إغراء الإفراط في العمل، وقم بتضمين فترات الراحة الضرورية ووقت الإقلاع المعقول في جدولك.
يمكنك أيضًا الاضطلاع على: أهمية الوقت في حياة الفرد والمجتمع
فهم الفرق بين المستعجل والمهم
يعتبر من ضمن أهم مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات، حيث إن الأشياء العاجلة تتطلب اهتمامك الفوري، ولكن لمجرد أن هناك شيئًا ما عاجلاً لا يعني أنه مهم، والقيام بأشياء تبدو ملحة ولكنها في الواقع ذات أهمية قليلة يكلفنا جميعًا الكثير من الوقت.
يجب أن تركز دائمًا على ما هو مهم، أي البدء بالمسائل العاجلة والمتابعة بالمسائل الأقل إلحاحًا، فبالنسبة للأشياء العاجلة ولكن غير المهمة، حاول التفويض إذا كان هناك شخص يمكنه القيام بها نيابة عنك، وإذا لم يكن كذلك، فارجع إليهم لاحقًا إذا لزم الأمر.
أما الأشياء التي ليست عاجلة ولا مهمة تجاهلها، أو احتفظ بها أخيرًا إذا كانت مسلية مثلًا كممارسة ألعاب الفيديو، أو كمشاهدة مسلسل تلفزيوني قد رأيته بالفعل مسبقًا.
التزم بالجدول الزمني ولا تفوت المواعيد النهائية
يساعدك إنشاء جدول زمني لأسبوعك بالكامل بدوره على توفير الوقت الذي تقضيه في تحديد المهمة التي يجب القيام بها بعد ذلك.
من الأفضل استخدام قائمة المهام لجدولة كل شيء سنفعله كل أسبوع وكل يوم، في تقويمنا ثم ندع ذلك التقويم يوجهنا فقط.
يمكن أن يكون التقويم نفسه أهم أداة إنتاجية لديك، فيمكنك استخدامه لقياس قيمة وقت عملك حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من ساعات العمل.
الجدولة مهمة، لأن بعض المهام يجب أن تتم في أوقات محددة، وتؤثر الجدولة على يومك وأسبوعك وشهرك، كما يمكن أن تكون الجداول الزمنية وسيلة جيدة لتجنب التسويف أيضًا.
أدوات تحديد الأولويات
يعطي معظم الأشخاص الأولوية لما يحتاجون إلى القيام به بناءً على مدى إلحاح كل مهمة وأهميتها، فهم يركزون على الوظائف الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية، ويفعلون المهام الأخرى بمجرد اكتمالها تلك الأولويات.
تعد معرفة كيفية تحديد أولويات مهامك مهارة أساسية، لأننا جميعًا لدينا متطلبات تتعلق بوقتنا واهتمامنا، كما أن عدم القدرة على إدارة هذه المطالب يعني أنك ستقضي أيامك على الأرجح في الشعور كما لو كنت في حلقة مفرغة، وتحاول جاهدًا ولكن لا تحقق الكثير، مما يُسبب لك الشعور بالإحباط.
على الرغم من أن هذه بداية جيدة لتعلم المهارة، إلا أن الحقيقة هي أن هناك أحيانًا عوامل أخرى يجب مراعاتها، لذا فإن استخدام أدوات تحديد الأولويات يمكن أن يكون أكثر منطقية، ربما يكون السبب وراء استخدامها هو منع تحيز الفرد لأحد رغباته على اعتبارها من الأولويات بالنسبة له، فهو في هذه الحالة لا يعد موضوعيًا عادلًا.
مصفوفة أولويات العمل
إحدى هذه الأدوات هي مصفوفة أولويات العمل، يتيح لك ذلك تحليل قيمة المهمة، مقارنةً بالجهد الذي ستستغرقه لإكمالها، كما يساعدك على تحديد ما إذا كانت الوظائف عبارة عن مكاسب سريعة، أو مشاريع كبرى، أو مهام غير مرغوب فيها.
فيمكنك أن ترى إذًا أي جزء من العمل سيمنحك أفضل عائد لجهودك؟ ويمكنك تحديد أولئك الذين يجب تفويضهم، أو الادخار ليوم عندما يكون لديك المزيد من الوقت.
تحليل باريتو
أداة أخرى مفيدة لتحديد الأولويات هي تحليل باريتو، يُستخدم مبدأ باريتو المعروف أيضًا باسم قاعدة 20/80 استنادًا إلى فكرة أن نسبة 20% من جهدك تولد 80% من النتائج، فيمكنك استخدامه لتحديد المشكلات ذات القيمة الأعلى التي سيكون لها أكبر تأثير إذا قمت بحلها.
الكتابة والتدوين
يمكن أن يمثل تحديد الأولويات أيضًا تحديًا عندما تعمل في مجموعة، لأن كل عضو في الفريق يريد أن يكون له رأي في الأمور الأكثر أهمية.
في هذه الحالة، يمكنك استخدام طريقة الكتابة المتقطعة، التي تطلب من الجميع تدوين الأولويات التي يعتقدون أنها الأكثر أهمية على أوراق منفصلة، وبعد ذلك، تُحسب الاقتراحات لتحديد الأكثر شيوعًا، بحيث يمكنك معرفة الأولويات القصوى للمجموعة، وهذه الأداة مفيدة لأنها لا تساعد المجموعة في التوصل إلى إجماع فحسب، بل إنها أيضًا عادلة، لذلك سيشعر الجميع أن لديهم بعض للآراء المعمول بها.
مهارة إدارة الوقت وترتيب الأولويات في المجال الوظيفي
فإذا كان لديك بالفعل وظيفة، فمن المحتمل أن يكون لديك مجموعة متنوعة من المسؤوليات لمساعدة الشركة على تحقيق أهداف معينة، لذلك يعد الحفاظ على التقويم والاجتماعات والمهام أمرًا ضروريًا للنجاح في دورك.
تتيح لك إدارة وقتك بشكل جيد أيضًا أن يكون لديك مساحة لتكون مبدعًا في تحقيق أهدافك، فعندما يكون لديك وقت محدد مخصص لإكمال مهامك، يمكنك أيضًا إتاحة الوقت للتفكير في الصورة الكبيرة لك ولشركتك.
إن مهارات إدارة الوقت، مثل المهارات الشخصية الأخرى أو المهارات التنظيمية، فهي مطلوبة بشدة، فسيقيّم أرباب العمل قدرتك على إدارة وقتك، وفعاليتك في الوصول إلى الأهداف المنشودة.
حيث يبحث أرباب العمل في كل صناعة عن موظفين يمكنهم الاستفادة المثلى من الوقت المتاح لهم في الوظيفة، كما يوفر توفير الوقت أموال المنظمة ويزيد من الإيرادات.
تتطلب الإدارة الفعالة للوقت من الموظفين تحليل عبء العمل وتحديد الأولويات والحفاظ على التركيز على المساعي الإنتاجية.
يمكن للموظفين الذين يتمتعون بمديري وقت ممتازين التخلص من الانحرافات والحصول على الدعم من الزملاء للمساعدة في تحقيق أهدافهم.
المهارات المطلوبة في العمل
من الأهمية بمكان أن تفهم أن التكتيكات تهدف إلى تطوير مهاراتك الأساسية، والتي ستؤدي في النهاية إلى تحسين إدارة وقتك، حيث إن مجرد تنفيذ هذه التكتيكات ليس هو الهدف النهائي.
في إطار حديثنا عن مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات، نقدم لك مجموعة من المهارات المرتبطة بهم يجب توافرها في أي موظف أو صاحب عمل:
- القدرة على التكيف.
- تحمل الإجهاد العالي.
- المنطق الاستنتاجي.
- الاستدلال الاستقرائي.
- التفكير النقدي.
- تكييف الخطط مع الظروف المتغيرة.
- تخصيص الوقت لمهام محددة.
- تحليل العمليات واختيار أبسط طريقة لإنجاز المهمة.
- طلب المساعدة عندما تكتظ بالمطالب.
- الحزم على قول لا للمطالب غير المناسبة التي تصرف الانتباه عن الواجبات المركزية.
- شن مهام أكثر تعقيدًا عندما يكون لديك أعلى طاقة وتركيزات أكثر حدة.
- تجنب الأحاديث الصغيرة المفرطة مع زملاء العمل.
- تقسيم الأهداف الأوسع إلى أجزاء أصغر والتركيز على خطوة واحدة في كل مرة.
- تقسيم المشاريع إلى أجزاء يمكن إدارتها.
- تفويض المزيد من المهام الروتينية لموظفي المستوى الأدنى.
- الانفتاح على طرق أكثر فاعلية لعمل الأشياء.
- تنظيم الملفات الرقمية لسهولة استرجاعها.
- تحديد أولويات قائمة المشاريع والتركيز على المهام ذات القيمة الأعلى بمواعيد نهائية فورية.
- ضرورة الالتزام بالمواعيد.
- تنحية الهواتف المحمولة جانبًا للقضاء على تشتيت الرسائل الشخصية إلا إذا كان ذلك مطلوباً للعمل.
- وضع معايير واقعية للجودة وتجنب البحث عن الكمال.
- تحديد أوقات محددة للرد على البريد الإلكتروني.
يمكنك أيضًا الاضطلاع على: كيف أقضي وقت فراغي وأهمية استغلال هذا الوقت
فإن تعلم المهارات أمر ليس بالصعب، فيمكنك اكتساب مهارات جديدة من خلال الخبرة الحياتية، أو حتى من خلال التدريب، وتعد مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات من بين أكثر خمس مهارات مرغوبة في سوق العمل، لذلك قمنا بسردها لكم مع أمثلة على أهم تلك المهارات وكيفية الاستفادة منها والعمل على تحسينها.