مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية عديدة، حيث إنها واحدة من الوظائف التي يُستعان بها من خلال المنشآت الكبيرة والمتوسطة في الأعمال المتعلقة بتحصيل البيانات وإدارة البيانات.. وما إلى ذلك من الاعمال الإدارية والتنظيمية، وبشكل أخص في قسم الموارد البشرية، تعرف على المزيد من خلال موقع زيادة.
مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية
يتوفر عمل المساعد الإداري ويتوافر كتخصص مهني في كافة المؤسسات المتوسطة أو الكبيرة الموجودة في المملكة العربية السعودية، بالإضافة إلى مجموعة من المؤسسات الصغيرة التي تقوم بتوظيف هذا التخصص أيضًا.
هناك العديد من مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية، نظرًا لأهمية هذا القسم ومدى احتياجهم لشخص يستطيع القيام بما يقوم به المساعد الإداري من:
- المساهمة في استثمارات المؤسسة للخدمات، والمنصات الإلكترونية التي تقوم وزارة التنمية البشرية بتوفيرها للمنشآت.
- مراجعة السير الذاتية التي يقوم بتسليمها المتقدمين على الوظائف.
- القيام بالمقابلات الشخصية وذلك بالنيابة عن المديرين، في حالة طُلب منهم فعل ذلك.
- جمع البيانات المتعلقة بالتوظيفات الجديدة والمفصولين من موظفي المؤسسة، أو من قدموا استقالتهم، بالإضافة إلى حصر إنذارات وإجازات الموظفين.
- تولي أمر الإشراف على ما يُعلن من الوظائف المتاحة.
- تولي العملية الإشرافية المتعلقة بتنفيذ خطط التدريب للموظفين المستجدين.
- تقديم المساعدة لمدراء التشغيل، وعملية جدولة المهام المتعلقة بالموظفين، وتنسيق الجهود التي يبذلونها.
- تعديل اللوائح القديمة وإرشادات الحضور والغياب.
- تحديث الملفات الخاصة بدليل الموظف الجديد.
- إدارة البيانات المتعلقة بالرواتب والمواعيد الخاصة بتسليمها لأصحابها، بالإضافة إلى الحوافز المرفقة بها.
اقرأ أيضًا:وظائف ادارة الموارد البشرية وأهميتها
مهام المساعد الإداري بشكل عام
يتضمن ملف النموذج الخاص بالمهام الوظيفية لتخصص المساعد الإداري، وذلك ما يتضمن من احتياجات الشركة من بعض المواصفات والمهارات المعينة التي تطلبها من المتقدم للوظيفة.
كمان تتضمن الإعلانات الخاصة بهذه الوظيفة المهام التي يقوم بها المساعد الإداري والتي قد تختلف من شركة إلى أخرى وذلك يعتمد على نوع الشركة:
- وضع المواعيد في جداول منظمة والمحافظة على التقويمات.
- إعطاء لكل موظف مهامه وتوزيع فترات العمل.
- ترتيب مقابلات ومواعيد المسئولين والمديرين.
- لفت نظر مدير المؤسسة إلى المهام العاجلة والمواعيد الطارئة.
- متابعة البريد الإلكتروني الخاص بالمدير.
- تلخيص الاجتماعات وكتابة أهم النقط المذكورة فيها وما تسفر عنه من نتائج.
- وضع الخطط المتعلقة بالفعاليات الخاصة بالموظفين والأنشطة التي يجتمعون بها.
- ترتيب وتجهيز كل اللازم للسفر وللمؤتمرات.
- تحضير كل ما يلزم للاتصال وتوزيع المعلومات المهمة من المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير والتقارير وما إلى ذلك داخل الشركة وخارجها.
- الرد على اتصالات مكتب المدير الواردة.
- الإشراف على الأنظمة المسؤولة عن وضع الملفات في الأرشيف.
- تحديث الملفات واللوائح والأخلاقيات المتعلقة بالعمل داخل الشركة.
- كتابة طلبيات اللوازم المكتبية والأدوات والورقيات التي يحتاجها المدير والموظفين.
اقرأ أيضًا:بحث في إدارة الموارد البشرية بالعناصر
المهارات اللازم توافرها في وظيفة المساعد الإداري
فضلًا عن مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية، يجب توافر مجموعة كبيرة من المهارات في وظيفة المساعد الإداري حتى يلبي المتطلبات التي تحتاجها الشركات.
- يجب أن يكون المساعد الإداري يستطيع أن يستخدم البرامج المكتبية والإدارية مثل:
- Microsoft Office
- Google Workspace
- Excel
- PowerPoint.
- أن يكون لديه القدرة على أن يدير الوقت بجودة عالية.
- أن يمتلك المهارات اللازمة للتواصل بشكل جيد إما من خلال الكتابة أو التحدث.
- يجب أن يكون قادرًا على توزيع انتباهه على مجموعة من مهمة في نفس الوقت.
- سريع التعلم.
- تمكنه من استعمال الآلات المكتبية مثل الطابعة والفاكس.
- أن يكون دقيقًا في إعداد التقارير المكلف بها، وتسليمها في الموعد.
- يجب أن يكون شديد الملاحظة للتفاصيل ولديه القدرة على معالجة المشكلات والعمل تحت الضغط.
- أن يكون مساعد الإداري متعدد اللغات.
- القدرة على الابتكار وخلق التجربة الإيجابية للآخرين.
- سريع الكتابة.
- يجب أن يكون لديه خبرة ولو بسيطة في مجالات المنشأة والمتطلبات الخاصة بسلاسة سير العمل داخلها.
اقرأ أيضًا: هيئة الموارد البشرية ابوظبي
طريقة تحسين أداء مساعد الإداري قسم الموارد البشرية
نظرًا لأن وظيفة المساعد الإداري في الموارد البشرية تشمل مجموعة كبيرة من المهمات، لذلك من الجدير بالذكر أنه لابد من توفير مجموعة من الطرق لتحسين أداءه الوظيفي، ويمكنه فعل ذلك فقط من خلال الاهتمام بمجموعة من التعليمات والتي تتمثل في:
- أن يكون محافظًا على التنظيم والترتيب أثناء عمله ويمكنه القيام بذلك من خلال الترتيب الجيد للأولويات، وتحديد الوقت الكافي والمناسب للقيام بها.
- أن يدير مهامه اليومية بشكل جيد، وذلك من خلال التحديث المستمر لجداول الأعمال وتقاريره الخاصة.
- الاستعانة بالخدمات التكنولوجية لتحسين شكل أداؤه وذلك من خلال استعمال البرامج التي تساعده في إدارة كل ما يتعلق بالموارد البشرية، والتي تعمل على تيسير الأعمال وزيادة الكفاءة.
المشاكل التي تواجه المساعد الإداري والتعامل معها
هناك بعض المشاكل التي قد تواجه المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية والتي من الممكن أن تؤثر في شكل العمل بينه وبين من يعملون معه، ويمكن التعامل معها بشكل بسيط وسهل، ومن هذه المشكلات على سبيل المثال:
التواصل مع الموظفين والزملاء
- نظرًا لأهمية التواصل الجيد مع الموظفين وزملاء العمل والمسئولين فيجب على المساعد الإداري أن يقوم بتحسين وتعزيز التواصل بينه وبين من مع في العمل إما هاتفيًا أو من خلال البريد الإلكتروني أو من خلال الاجتماعات التي تجمعهم ببعض.
- تعزيز وسائل الاتصال لديه من خلال القراءة أو المشاركة أو حتى من خلال حضوره للدورات التدريبية التي تقام للمساعدة في تطوير وسائل الاتصال بين الناس وبعضهم.
المهارات الشخصية لدى لمساعد الإداري
- تنمية المهارات الشخصية من المسائل التي يجب أن يهتم بها؛ نظرًا لقيمتها الفعالة أثناء التفاعل الوظيفي ومن أمثلة هذه المهارات هي إدارة الوقت الجيد، والقدرة على العمل تحت الضغط.
بعد التعرف على مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية يمكننا أن نقول إنها من الوظائف شديدة الأهمية التي يتم الاستعانة بها في الكثير من المؤسسات الكبيرة والمتوسطة ونادرًا الصغيرة في أداء الأعمال الخاصة بهم.