صيغة خطاب دعوة زيارة عمل نقدمها لكم اليوم عبر موقعنا زيادة حيث أن هو أمر سهل وليس به أي صعوبة على الإطلاق، حيث يتعرض الكثير من الأشخاص إلى تقديم خطاب رسمي إلى جهة حكومية معينة، ولذلك فإنه يبحث بشكل دائم عن صيغة الخطاب وكيفية كتابته، وهذا من أجل قضاء شيء معين أو تقديم طلب أو حتى شكوى.
صيغة خطاب دعوة زيارة عمل
إلى من يهمه الأمر:
أكتب إليكم هذا الخطاب لأوجه الدعوة بشكل رسمي إلى سلمى علي للإقامة معي في منزلي في باريس، فرنسا، الكائن في [حدد العنوان في باريس] حيث عشت طوال السنوات الخمس الماضية. أعرف سلمى منذ عشر سنوات، منذ العام 2011 عندما تقابلنا كطلاب في جامعة بون بألمانيا، وصرنا أصدقاء منذ ذلك الحين. أنا أدعو سلمى للحضور للزيارة والإقامة معي لمدة ثلاثين يومًا، ابتداءً من الأول من مارس 2024، وحتى 30 مارس 2024، اعتمادًا على ما إذا كانت رحلتها الجوية ستصل في الموعد المحدد (أعلم أنها تنوي السفر من مصر في صباح يوم الأول من مارس). أثناء زيارة سلمى، نخطط للقيام بالعديد من الأنشطة السياحية، فهي لم يسبق لها السفر إلى باريس من قبل، لذلك أعتزم أن أصحبها لزيارة جميع الأماكن السياحية، بما في ذلك كاتدرائية نوتردام ومتحف اللوفر وبرج إيفل. بالإضافة إلى ذلك، قد نقوم برحلة قصيرة إلى نورماندي لزيارة والديّ اللذين لديهما منزل هناك.
وفقًا للترتيبات التي أعددناها، سوف تتولى سلمى تغطية التكاليف المالية لأنشطتنا السياحية وتنقلاتنا، مقابل قيامي بتوفير مكان لها للإقامة.
الرجاء الاتصال بي إذا كانت لديكم أية أسئلة إضافية حول سلمى أو حول إقامتها المزمعة.
مع خالص التقدير،
صيغة خطاب دعوة زيارة تجارية
يسر إدارة…. بدعوة سيادتكم من أجل زيارة …. حيث يتم ذلك خلال الأيام المخصصة لزيارات…. كما أن ذلك يمكن أن يتم من كل أسبوع بداية من الساعة…. صباحاً حتى الساعة…. ظهراً
نرجو من حضراتكم التكرم بالحضور من أجل الاستفادة من….
وتفضلوا بقبول وافر احتراماتي وتحياتي….
من أجل الترتيب والاستفسار الاتصال على تليفون: …..
تحويله….
فاكس رقم: ….
رئيس قسم…. د/ …..
شكل الخطاب الرسمي
- يفضل أن يكون الورق الذي يتم عليه صيغة الخطاب ورق ابيض أو اصفر سادة، أو اختيار أوراق تحتوي على شعار الجهة الحكومية المرسال إليها الخطاب إذا وجدت، كما يفضل أن لا يحتوي الخطاب على أي رسومات أو أي أشكال في الخطاب حتى يعترف به رسميا.
- يفضل استخدام برنامج الوورد في كتابة الخطاب الرسمي، حيث يفضل أن يكون الخط بنوع Arial ويكون بحجم 16، أما إذا تم كتابة الخطاب بشكل يدوي فهنا يفضل أن تكون الكتابة باللون الأزرق وليس الأسود حتى يتم التفريق بين كتابة اليد وبين الطباعة.
- ويجب أن تكون هناك مسافة بين نقاط الخطاب، بحيث تتراوح المسافة بين كل نقطة ونقطة ما بين سطر وسطر واحد، ويتم الكتابة بداية من منتصف الصفحة السادة مع منه وضع أي إطار أو برواز للعنوان، وذلك من أجل الحفاظ على الخطاب الرسمي.
- ومن صيغة الكتابة المفضلة في الخطاب الرسمي بإلقاء التحية والسلام، وبعدها يتم وضع كلمة إلى السيد مدير الجهة الحكومية أو إلى السيد الرئيس، أو يتم تحديد الاسم مع تحديد درجة الوظيفة.
- وبعدها يتم تدوين الطلب بأسلوب يتناسب مع الجهة المقدمة إليها، وعند الوصول إلى نهاية الخطاب يتم الشكر في النهاية والتقدير ووافق الاحترام لاستقبالهم الخطاب.
طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
عند كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية معينة يجب أن يكون هناك مجموعة من النقاط يجب جدا أن يراعيها الكاتب، وينتبه إليها بشكل كبير عند كتابة أي خطاب رسمي وهي كالتالي:
ضبط الترويسة:
- عند كتابة الخطاب يجب أن يتم ضبط الترويسة والتي تتم عن طريق كتابة عنوان الراسل في خارج الخطاب ليكون الاسم في الأعلى ويجب أن يهتم الكاتب بترتيب البيانات الخاصة به، ومن خلالها يتم كتابة رقم الشارع أو اسمه، وبعدها يتم كتابة اسم المدينة أو المركز التابع لها، ثم الرمز البريدي.
- أما عند إرسال خطاب رسمي من منطقة ريفية، فهنا يتم ذكر اسم القرية، ثم اسم المدينة أو المركز التابعة له، وبعدها يتم كتابة تاريخ تحرير الخطاب في اليسار اسفل الصفحة، ويفضل كتابة التاريخ بالكامل يوم/ شهر/ سنة.
العنوان الداخلي:
يجب أن يهتم الكاتب بتسجيل عنوان المرسل إليه في الخطاب، وهو الجهة الحكومية أو المؤسسة الرسمية التي يتم توجيه الخطاب إليها، ولكن يجب أن يتم ترك مسافة بين العنوان الداخلي وبين الترويسة، بالإضافة إلى إثبات تسجيل عنوان الجهة الحكومية الذي يتم إرسال الطلب إليه.
صيغة التحية:
يجب أن كتابة التحية أن تكون تحية افتتاحية، كما يجب أن تكون التحية اسفل العنوان بسطرين تقريبا، والتي تكون مثال السيد الوزير تحية طيبة وبعد، وغيرها من التحيات التي تقدم فيها التحية والتقدير والسعادة أثناء إرسالك للخطاب الرسمي.
محتوى الخطاب:
- يجب أن يحتوي الخطاب على مضمون الرسالة والتي يرغب المرسل في توضيحها، إلى الجهة أو المؤسسة الرسمية التي يتم توصيل الخطاب إليها، والتي تتمثل في الطلبات والشكاوي، وبعد التحية بسطرين يتم تدوين نص الخطاب.
- عند كتابة الخطاب يجب أن تكون كتابته بطريقة سلسة وبسيطة، وتكون أيضًا مرتبة الأفكار والطلبات، حيث يجب أن يكون أسلوب الكاتب مقنع إلى حد كبير، كما يجب وضوح خط الكتابة خاصة إذا كانت يدوية، وتكون هناك مسافة بين الكلمات وبعضها وبين الأسطر وبعضها أيضًا.
الخاتمة:
وفي نهاية الخطاب يجب الاهتمام بنقطة خاتمة الخطاب والذي يجب ذكر جمل ختامية بها، وهي ما تضمن بعض الجمل التي يمكن أن يستساغ منه الخاتمة، ومنها عبارات الشكر والتقدير والاحترام، والتي تتقدم بها لحسن الاستماع إلى الشكوى أو الطلب، بالإضافة إلى شكرهم على الاهتمام.
التوقيع أو الختم:
بعد الانتهاء من كتابة الخطاب وبعض الجمل الختامية فيه، يجب أن يقوم الكاتب بوضع التوقيع الخاص به أو عن طريق الختم الخاص بالأختام الرسمية أن امكن الأمر ذلك، وهذا بعد كتابة اسم الكاتب أو المرسل رباعي، ويجب ترك مسافة ثلاثة اسطر بين الخاتمة والتوقيع.
تاريخ تحرير الخطاب:
يجب كتابة التاريخ بالتفصيل حتى يعرف فترة تدوين الخطاب عبر اليوم والشهر والسنة وصيغة الموافق يوم ويتم كتابة اليوم من أيام الأسبوع.
نموذج خطاب رسمي لشركة أو جهة حكومية
يجب عند توجيه الخطاب الرسمي إلى جهة حكومية أو إلى شركة معينة أن يتم هنا تدوين الخطاب تبعا إلى هذا النموذج وهو كالتالي:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد …..
إلى السيد المحترم/ …………..
تحية طيبة وبعد ……….
ثم محتوى الخطاب.
وفي النهاية كتابة ولكم جزيل الشكر والتقدير لحضراتكم.
مرسلة لسيادتكم من/ ……………..
وضع الختم أو التوقيع في اسفل الخطاب.
تاريخ تدوين الخطاب باليوم والشهر والسنة.
أهمية الخطابات الرسمية
يعتبر الخطابات الرسمية تكون لها أهمية كبرى في حياتنا خاصة إذا كانت على المستوى الوظيفي، حيث أنها تعتبر الوسيلة التي نستطيع من خلالها الوصول إلى مديري العمل أو أي جهة أخرى مرتبطة بنفس جهة العمل التابع لها المرسل.
كما أن الخطاب يعتبر هو الوسيلة المثلى إلى التعامل مع الجهات الحكومية بشكل رسمي، أو يتم من التعامل من خلاله مع أفراد المؤسسة أو العمل في الوظائف الأعلى، وذلك عند تقديم الطلب أو الشكوى المعينة.
كما يساعد الخطاب الرسمي على توفير الوقت لدى الراسل ومن جهده أيضًا، أو أنه يقوم بأخذ موعد من قبل مع الجهة الحكومية أو الشركة التي ترتبط بعمل معها، كما أنه يقرب المسافات أيضًا ويؤدي الغرض المطلوب من خلال نص محتوى الخطاب.
وبهذا نكون قد وفرنا لكم صيغة خطاب دعوة زيارة عمل وللتعرف على المزيد من المعلومات يمكنكم ترك تعليق أسفل المقال وسوف نقوم بالإجابة عليكم في الحال.