كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟ يتحين على الكثيرين ممن تضطرهم الظروف إلى كتابة خطاب يتم توجيهه إلى أيا من الجهات الحكومية المعنية بشأن أمر محدد لإحدى الأشخاص وذلك للعمل على تحقيق طلب أو إجراء ما أو تعامل معين أو الرد على شكوى أو الموافقة على الحصول على تخصص تابع للجهة التي يتبعها الفرد، وهذا الأمر يتطلب ممن يقوم بتقديم ذلك الخطاب بأن يكتبه بصيغة رسمية معينة توجه إلى المؤسسة أو الجهة المختصة بذلك.
ومما لا شك فيه بأن مثل هذه الأمور لابد لها من متخصصون بارعون في كيفية كتابة خطابات رسمية يتم توجيهها إلى الجهات المعنية ومن هؤلاء المتخصصين المحامي أو الذين يعملون في هذا الشأن بصفة متخصصة حتى لا يفقد الخطاب الرسمي هيئته الرسمية إذا ما قام الفرد بصياغته بنفسه حيث أنه من المهم في مثل هذه الخطابات أن تكون الصياغة بشكل وطريقة معينة لعدم الوقوع في أي أخطاء تعمل على تأخير الخطاب أو حتى النظر فيه لإتمام المطلوب.
ولأهمية هذا الموضوع لدى كثير من الناس يسرنا اليوم من خلال موقعنا زيادة أن نقدم لكم هذا المقال عن كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟ وإليكم التفاصيل؛ فتابعونا.
هل تريد كتابة شكوي معينة ولا تعرف الصيغة؟ اليوم من خلال هذا المقال نقدم إليك عزيزي القارئ نماذج تقديم شكوى وصيغة خطاب موجه لمكتب العمل ضد مؤسسة، شركة أو كفيل
كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟
في البداية لا بد أن نذكر ما هي أنواع الخطابات الرسمية قبل أن نذكر كيف نكتب خطاب رسمي لجهة حكومية.
ما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟
يتم تقسيم الخطابات التي تكتب بطريقة رسمية موجهة إلى قسمين رئيسيين وهما كالتالي:
- الخطاب التجاري:
هذا النوع من الخطابات يتم استخدامه في أغراض خاصة بالشؤون التجارية ومن مميزات هذا الخطاب أنه يكون له شكل إعلاني للمؤسسة أو الشركة كما أنه يحتوي على ما يعرف بـ الترويسة وهذه التي يتم عن طريقها تسجيل كافة المعلومات الخاصة بالمؤسسة بطريقة كاملة بداية من الاسم ومرورا بالمكان ونوع التجارة والرقم الخاص بالسجل التجاري وأيضا الصندوق البريدي وأرقام الهاتف والموقع الإلكتروني وشعار المؤسسة.
- الخطاب الرسمي:
هذا النوع الآخر من الخطابات يتعلق بالنواحي الخاصة بمهام الوظيفة والتي تتمثل في، المعروضات والاستدعاءات والتعميمات العامة والقرارات الإدارية وغير ذلك.
هل تريد أن تشتكي شخص معين وتريد الصياغة؟ اليوم في هذا المقال نقدم لك عزيزي القارئ صيغة ونموذج خطاب شكوى للشرطة ضد شخص
كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ؟
لكي يتم كتابة خطاب رسمي مكتمل العناصر ويتم قبوله بدون تأخير فإنه ينبغي عمل الآتي:
- لابد أولا من التعرف على أشكال الخطابات الرسمية لتحديد الشكل المناسب في إطار صحيح حيث أن هناك خطاب يوجه من جهة رسمية إلى جهات رسمية أخرى، وخطاب يوجه من الأشخاص إلى جهة رسمية بعينها بما أن هذا الفرد أحد العاملين داخل تلك الجهة أو من المستفيدين من الخدمات التي يتم تقديمها من تلك الجهة، كما أنه يوجد اختلافات في الصيغ التي تكون في مثل هذا النوع من الخطابات سنقوم بتوضيحها لاحقا.
- معرفة شكل الخطاب في الأنواع السابق ذكرها حيث أنه ينبغي أن تكون كما يلي:
-ورق أبيض أو ورق أصفر سادة وليس به أي نقوش أو ورق عليه الشعار الخاص بالجهة التي سترسل الخطاب إلى الجهة الرسمية الأخرى، ويتم منع أي رسومات أو أشكال داخل الخطاب.
– يلزم أن تكون الكتابة باستخدام برنامج الوورد وأن يكون الخطArial ويكون حجم الخط 16 أما إذا كانت الكتابة بخط اليد لعدم توفر برنامج الوورد فإنه يلزم أن تكون الكتابة بقلم أزرق حتى يمكن الفصل والتمييز بين الأصل والصور فيما بعد.
– لابد وأن تكون المسافات بين السطر والآخر من سطر واحد ونصف.
– لابد من تكون الكتابة في المنتصف من الورق ولا يجب وضع أي براويز أو أشكال أو رسم أو ما شابه ذلك.
هل تعاني من ظلم المدير؟ هل تريد تقديم شكوى ضده؟ إذا كانت الإجابة نعم إليك عزيزي القارئ في هذا المقال صيغة ونموذج شكوى ضد مدير ظالم وكيفية متابعة الدعوى
- الصيغة التي ينبغي أن تكون عليها الكتابة هي البدء بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد، ثم بعد ذلك وفي السطر التالي من أسفل البداية يتم كتابة اسم الشخص الذي سيوجه إليه الخطاب، أو يمكن البدء بالصفة الخاصة بالشخص الموجه له الخطاب، ثم بعد ذلك يتم كتابة التحية وكلمة السيد ثم تذكر اسم الشخص، وفي السطر الأسفل يتم كتابة تحية طيبة وبعد ثم تبدأ في كتابة الخطاب.
- عند متن الخطابة يجب مراعاة أن يكون غاية في الدقة عند وصف الطلب أو السبب الذي تم فيه كتابة الخطاب ويكون موضوعيا وغير متكلفا بقدر الإمكان وينبغي تقسيم الخطاب إلى نقاط إذا كان محتويا على شروط أو بنود خاصة بعقد، أو أنه يحتوي على توضيحات مفصلة لما هو يكون فيه الطلب المخصص داخل الخطاب.
- في الختام ينبغي أن يوضع خاتمة للخطاب مكتوب فيها جملة تعبر عن التحية مثل، لكم جزيل الشكر وفي السطر الذي يليه يتم كتابة مرسل لسيادتكم ويكون ذلك على جهة اليمين، ولابد من مراعاة وضع التوقيع والختم الذي يوضح بأن الخطاب الموجه رسمي جدا ومختلف عن أي خطابات أخرى موجهة.
ما ينبغي مراعاته عند كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
لابد من الاهتمام بعدة أمور في حال القيام بكتابة خطاب رسمي موجه وذلك لكي يتحقق الغرض المطلوب من ذلك الخطاب وأهم النقاط المطلوب مراعاتها هي ما يلي:
- لابد من الاهتمام بأن يكون الخطاب الرسمي بالغ الدقة لغويا ويكون واضح في معانيه وألفاظه كما ينبغي أن يكون محدد الأفكار والمضمون.
- يلزم في توجيه الخطاب الرسمي أن يكون محتوى على معلومات حقيقية لا يشوبها أي لغط أو خطأ.
- ينبغي أن يحتوي الخطاب الرسمي على الموضوعية والشفافية وألا يكون مبالغا في استخدام الألفاظ الأدبية أو الصور الجمالية والمحسنات الشعرية.
- لابد وأن يكون الخطاب الرسمي موجز ومختصر في المطلوب وفي نفس الوقت لا يؤثر هذا الإيجاز على المعنى فيما يتعلق بالمطلوب.
- لابد وأن يكون أسلوب الكتابة في الخطاب الرسمي أسلوب يحمل التقريرية المقنعة وأن يبتعد عن أي افتعال عاطفي شخصي.
- وقت القيام بالرد على خطاب رسمي من قبل ذلك يتم الإشارة إلى هذا الخطاب بالرقم والتاريخ والموضوع.
- ينبغي أن يراعي طريقة تقسيم الأفكار وطريقة التسلسل كما يلزم مراعاة الانتقال إلى الفكرة التالية بدون دخول في أي فرعيات عابرة بعد الانتهاء من عرض الفكرة الأولى وبشكل موضوعي بحت.
- عند القيام بالرد على أي رسائل تحتوي على أفكار متعددة فإنه ينبغي أن يشمل الرد كافة النقاط التي تم ترتيبها وفقا لما وردت عنه داخل الخطاب الأساسي.
- العمل على تنسيق الهوامش الجانبية لنص الخطاب الرسمي.
ما فائدة الخطاب الرسمي ؟
إن أي خطاب أو رسالة يتم توجيهها في حياتنا سواء الاجتماعية أو العملية هي وسيلة بالغة الأهمية في التواصل والاتصال بين الأفراد والجهات المعنية ومن ضمن هذه الفوائد ما يلي:
- تعد الخطابات إحدى أساليب التخاطب بين كافة الدوائر داخل الشركات أو المؤسسات الحكومية والخاصة على مستوى الأفراد والمؤسسة.
- تعمل الخطابات على توفير الجهد والوقت والمسافة بين المواقع الخاصة بجهات المراسلة المتنوعة.
- تعتبر ضمان وثائقي قانوني يمكن العودة إليه وقت الحاجة.
- تعد الخطابات إحدى الوسائل الإعلانية التي تختص بموضوع ما وخاصة إذا كانت خطابات تجارية.
إذا كنت تريد صيغة ونموذج لشكوى فإننا نقدمها اليوم من خلال هذا المقال فتفضل بقراءته صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي
أمثلة على كتابة خطاب رسمي
كتابة خطاب تأجيل عقد اجتماع
التاريخ/ /
إلى السيد المدير/رئيس القسم، تحية طيبة وبعد
بناء على الطلب المرفق في هذا الخطاب يرجى قبول تأجيل عقد الاجتماع المقرر وذلك للأسباب التالية. ……..
مع إرسال موعد أخر للاجتماع إن أمكن لاعتماده بدلا عن الموعد المؤجل، مع فائق الاحترام والتقدير.
المشرف عن الاجتماع:
التوقيع:
مثال آخر:
كتابة خطاب إداري:
اسم الشركة……
التاريخ:/ /
إلى السيد المدير العام، تحية طيبة وبعد،
كتابة الموضوع:
الرجاء تقديم المساعدة في إيجاد الملف الإداري الخاص بموضوع الخطاب، والذي يحمل الرقم المرجعي التالي: ……… وذلك للمساعدة في القيام بالمهام الوظيفية داخل العمل، وسوف يتم إعادة الملف الإداري مرة أخرى بعد الاستخدام، ومع جزيل الشكر لكم.
اسم الموظف:
التوقيع:
قدمنا لكم من خلال موقعنا هذا المقال عن كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟ نرجو أن نكون قد أفدناكم وأجبنا على كل أسئلتكم ونرحب بمزيد من الأسئلة والاستفسارات عبر موقعنا ونعدكم بالرد عليها في أقرب وقت إن شاء الله.
طبتم وطاب لقاؤنا بكم.